HABEAS DATA
Laboratorios Siegfried SAS., sociedad identificada con NIT. 900.226.948-2, ubicada en la calle 17 No. 42 -09 de la ciudad de Bogotá D.C. (en adelante la “Entidad o Compañía”), en su calidad de responsable de bases de datos, presenta para conocimiento de sus clientes, proveedores, usuarios y en general los titulares de la información, la presente política de privacidad en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de los datos personales y demás normatividad vigente para el efecto.
Uso de la información personal
Como parte de las actividades de actualización de datos, conocimiento de sus clientes, usuarios, proveedores y aliados, contacto con los titulares de la información, ofrecimiento de apropiada atención a todos aquellos que acceden a la compañía con el fin de resolver sus consultas u otro tipo de peticiones y, en general, para el desarrollo de las diferentesactividades adelantadas por la entidad, podrán ser tratados datos diversos de titulares, tales como: nombre, dirección, edad, información de contacto (número de teléfono y dirección electrónica, entre otros), asícomo, en caso de resultar relevante para el desarrollo de las labores propias de la entidad, información específica en torno a condiciones de salud o físicas de personas naturales.
Finalidades del tratamiento de la información
La información recopilada será incorporada en la base de datos de la entidad con el fin de:
- Enviar información que se considere de interés sobre productos, servicios y alianzas de la entidad a través de diversos medios;
- Envío de información y material científico;
- Mantener contacto con usuarios, clientes, o proveedores;
- Realizar actividades comerciales, de fidelización de clientes y de actualización de información;
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información, a los entes administrativos;
- Compartirla con sociedades pertenecientes al mismo grupo empresarial ubicadasdentro o fuera del país para el procesamiento de los datos, para el cumplimiento delobjeto social de la entidad;
- Atender solicitudes a través de procesos de atención de peticiones, quejas y reclamos;
- Compartirla con terceros que colaboran con la entidad y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, en cuyo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones deconfidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la entidad con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia. En el caso particular de registros de entrada y salida de las instalaciones de laentidad, practicar investigaciones administrativas o penales;
- y Realizar el tratamiento de información de aspirantes a obtener empleos con la entidad y funcionarios, adicionalmente, administrar la información correspondiente a sus hojas de vida y demás información para el cumplimiento de las obligacionesde la entidad en su calidad de empleador.
Seguridad, filmaciones y comunicaciones
La entidad dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinasy actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, podrárealizar grabaciones de video en sus oficinas y sitios comunes de sus instalaciones. Tales grabaciones tendrán una duración en los archivos de la entidad de un máximo de treinta (30) días y posteriormente se borrarán o destruirán.
La entidad en general no hace uso de imágenes o archivos de audio de sus clientes, proveedores o aliados, sin embargo, como parte de su estrategia de comunicación podráutilizar tales archivos previa autorización de su titular con fines exclusivos de presentación y difusión de sus programas y proyectos. En esa medida la entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que serápublicada de cualquier forma, de tal manera que nunca se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no transmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.En caso de entrega de información personal de terceros por parte de una persona a la compañía, como es el caso de la entrega de referencias laborales o personales o de prospectos de clientes, implica para quien la aporta la obligación de asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de tal manera que la compañía, no se hará responsable por ninguno de loscontenidos que le sean entregados, aunque síse reserva los derechos para utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad.
Tratamiento
La información personal no seráutilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquímanifestados.La compañía podrállevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se velarápor contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán observar esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento con las políticas de privacidad de la entidad.
Datos de menores
De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, la entidad respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.La entidad en general no realiza el tratamiento de datos personales de menores. Sin embargo, en caso que sea requerida su utilización, la misma se efectuarácumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
b) Respeto de sus derechos fundamentales.En esa medida garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad, será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de la entidad puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.
Datos sensibles
Esta información personal se incluye en una categoría especial por estar relacionada condatos médicos de carácter confidencial, información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad, condiciones de desplazamiento o calamidad y datos biométricos.
En caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de las actividades adelantadas por la entidad, los titulares deberán otorgar su autorización expresa.
La Compañía acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes, a menos que tal información sea absolutamente requerida para realizar actuaciones en beneficio del propio titular de la información.
Excepciones a la necesidad de autorización
La recolección de Datos Personales se efectúa cumpliendo con todos los principios que marca la Ley, como la licitud, calidad, consentimiento, información, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad.Los Datos Personales son recabados directamente del titular de forma personal o bien a través de medios ópticos, sonoros, visuales, o por cualquier otra tecnología legalmente permitida, entre otros, correos electrónicos, y página de internet.
Además, la compañía podráobtener información de otras fuentes permitidas por la ley, tales como directorios telefónicos, referencias de otras empresas o particulares, bases de datos públicas, y proveedores que realizan la entrega de la información en ejercicio de sus actividades legalmente establecidas. El tratamiento de datos personales recabados directamente por la entidad se efectúa a partir de la autorización obtenida a través de cualquier medio que garantice su consulta posterior, incluyendo mecanismos tecnológicos que permitan concluir, de manera inequívoca, a partir de la propia conducta del titular de la información que los datos han sido capturados y almacenados en la base de datos contando con su aprobación.Tal autorización contiene, al menos, en cada caso, la siguiente información:Identidad del responsable de la base de datos.Finalidades de recolección de la información.
Derechos del titular de la información
Forma de ejercer los derechos de titular de la información. No obstante lo aquí expresado, la compañía no tendrála obligación de obtener ningún tipo de autorización para el tratamiento de los datos, siempre y cuando el mismo sea efectuado en el curso de las actividades legítimas, y con las debidas garantías por parte de la entidad; siempreque se refieran exclusivamente a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su actividad profesional y no se suministren a terceros; en la medida en que no se trate de un proveedor o de una entidad a la que se deban entregar en cumplimiento de un deber legar o para la efectiva prestación de sus servicios.
Terceros y la información personal
Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, la compañía para el desarrollo de sus funciones, podrácontar con el apoyo de terceros que tendrán, en ocasiones, que tener acceso a determinada información personal. En tal caso, la entidad se encuentra comprometida a que: a. Toda información que se entregue a un tercero estaráprecedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por la entidad en sus procesos; 2. El tercero sólo recibirála información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones por cuenta de la entidad.
Derechos de los titulares y su ejercicio
De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular, la constitución política y la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estéexpresamente prohibido o no haya sido autorizado; Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales; Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley;Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederácuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; y Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrácobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.Es de anotar que la eliminación de los datos, en caso de que sea factible acceder a tal solicitud significaráque los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la compañía, sin embargo, podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.
En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por terceros que los comparten con la entidad, esta harásus mejores esfuerzos por atender la solicitud de manera adecuada y, en caso de no poder hacerlo, realizar el traslado de la solicitud a los terceros encargados de la recolección de la información. Sin embargo, en tales casos no se haráresponsable por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.
Procedimiento De Peticiones, Quejas, Consultas y Reclamos
Procedimiento para la realización de consultas:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la entidad. En consecuencia, la entidad garantizaráel derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información vinculada con la identificación del Titular.
Las consultas deberán ser presentadas utilizando alguno de los medios de contacto descritos en el presente documento y observando el siguiente procedimiento:
a) En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán realizar consultas respecto de los datos personales que son objeto de tratamiento porparte de la entidad, previa acreditación de su identidad.
b) Cuando la consulta sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar.
c) La consulta debe contener como mínimo, la siguiente información: El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, tal como se indica en los siguientes casos:
-Titular: Documento de identificación.
-Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.
-Representante legal en caso de menores: Padres de familia: Registro civil denacimiento y documento de identidad; y Tutores: Sentencia judicial queconfiere representación legal.
-Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta. La descripción clara y precisa de la consulta que realiza el titular de información, sus causahabientes o representantes.Aportar la documentación que avale su petición en caso que por la naturaleza del dato sea procedente.En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
d) Si la consulta realizada por el titular del dato resulta incompleta, la entidad requeriráal interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridosdos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderáque ha desistido de su consulta.e) En el caso de consultas presentadas de forma completa, se darárespuesta a los peticionarios dentro del término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informaráal interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha enque se atenderásu consulta, la cual en ningún caso podrásuperar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Procedimiento de reclamos (corrección, actualización, supresión) de los titulares de la información. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar su reclamo utilizando alguno de los medios de contacto descritos en el presente documento y observando el siguiente procedimiento:a) En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán realizar reclamos asociados a correcciones, actualizaciones o supresión de los datos personales que son objeto de tratamiento, previa acreditación de su identidad.b) Cuando el reclamo sea formulado por persona distinta del titular, deberáacreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar.c) La consulta, rectificación, actualización o supresión debe contener como mínimo, la siguiente información:El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante. Tal como se indica para los siguientes casos:-Titular: Documento de identificación.-Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.-Representante legal en caso de menores: Padres de familia: Registro civil de nacimiento y documento de identidad; y Tutores: Sentencia judicial que confiere representación legal.-Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado.-Por estipulación a favor de otro: Manifestación en este sentido.
La descripción clara y precisa del tipo de reclamo que realiza el titular de información (corrección, actualización o supresión).La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de reclamo, asícomo los hechos que dan lugar al mismo.Aportar la documentación que avale su petición en caso que por la naturaleza del dato sea procedente.En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.d) Si el reclamo realizado por la titular resulta incompleto se requeriráal interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderáque ha desistido de su consulta.e) En el caso de reclamos (correcciones, actualizaciones y supresiones), se darárespuesta a los titulares de información dentro del término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha recibo del reclamo, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informaráal interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderásu consulta, la cual en ningún caso podrásuperar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Medios de contacto
Para el ejercicio del derecho a realizar consultas, reclamos, correcciones, actualizaciones o supresión de datos personales, el titular podrácontactar a la entidad a través de los siguientes medios de contacto:•Correo electrónico: servicioalcliente_colombia@siegfried.com.co•Correo físico Dirección: Calle 17 No. 42 –09• Número telefónico: (571) 2086262 -3694800 Ext. 167•Página web: www.siegfried.com.coLos anteriores medios de contacto, se entienden sin perjuiciode la facultad de LABORATORIOS SIEGFRIED S.A.S., de establecer mecanismos adicionales de contacto los cuales se publicarán o anunciarán mediante su página web.
Información de terceros
La compañía reitera que la recepción de la información entregada por terceras personas sobre un titular de información determinado, debe estar precedida de las debidas autorizaciones por su parte.
De esta manera, la entidad entiende que quien realiza entrega de información (sea este una persona pública o privada), para la realización de las actividades propias de su objeto social, cuenta con todas las autorizaciones pertinentes para el efecto, cuando estas sean necesarias de acuerdo con la ley 1581 de 2012; y que las finalidades para las que la entrega, han sidoplenamente conocidas y aceptadas por el titular; y en ese sentido, libera a la compañía de cualquier responsabilidad por el uso que le déa los datos, de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información, y en caso de cualquier reclamación, sea esta civil, administrativa o penal, responderáante el llamado que se efectúe para tal efecto. Lo anterior, bajo el entendido que la entidad en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrárequerir las pruebas de tales autorizaciones.
Veracidad y cambios en la información suministrada
La información compartida por el titular con la entidad debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de quien la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad. Toda modificación en la Información suministrada a la entidad, deberá ser notificada a la misma dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de los hechos que condujeren a la modificación de los datos, a través de cualquiera de los canales dispuestos para el efecto.
Modificaciones a las políticas
La compañía se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquiermomento. Para el efecto, realizarála publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa conlas nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la compañía.
Ley, jurisdicción y vigencia
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente declaración de privacidad, estarásujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y por las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes.
Para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas, serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras bases de datos permanecerásiendo tratada por la compañía durante el período necesario para el desarrollo de sus programas o mientras se mantenga una relación legal o contractual con el titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no seráobjeto de tratamiento por un período superior de treinta (30) años contados a partir de las circunstancias legales, contractuales o de desarrollo de su objeto social que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantengan en caso de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.
